******有限责任公司部分档案整理外委项目谈判采购公告

******有限责任公司拟对大众煤矿部分档案整理外委项目进行中原云商谈判的方式进行采购，邀请招标范围为报名且符合资质审核的单位。现欢迎有能力的具备资质的施工企业前来投标。

一、项目名称：大众煤矿部分档案整理外委项目

二、招标内容：1.档案管理系统1套。

2.档案整理要求：改扩建档案不少于1000卷、文书资料整理不少于3000件，图纸不少于7000张，包括以上资料的数字化扫描及录入档案管理系统。

三、采购方式：谈判采购

四、工程地点：******有限责任公司

五、项目概况

1.档案整理项目包括，档案管理系统、档案整理、档案上架、上架档案数字化扫描及录入系统，对大众煤矿人员进行培训。

主要内容如下：

2.档案整理数量以实际整理量为准，但改扩建档案不少于1000卷、文书资料整理不少于3000件，图纸不少于7000张，包括以上资料的数字化扫描及录入档案管理系统。

3.档案整理数量为本次招标的预估数量，投标方报价时除报总价外还需报以上每一项单价。档案整理完成后以实际验收数量为准，多出或少出部分数量以所报单价进行相应调增或核减。

六、技术要求

1.档案整理质量要求：需按照国家标准、行业规范及上级公司要求进行，确保档案的完整性和可读性。档案上架需科学分类，合理布局，便于查找和利用。

2.档案管理系统要求：（1）系统须具备完善的档案录入、检索、借阅、归还等功能，确保档案管理的规范化和高效化。（2）系统不得有安全隐患，保证数据的保密性和完整性。

3.系统界面友好，操作简单，便于快速上手使用。

4.后期不能设置大众煤无法自行操作的技术壁垒。

5.培训大众煤矿人员能够熟练掌握档案整理的技能和方法。

6.协助大众煤矿完成档案室专项验收、咨询、沟通协调等工作。

七、质量要求：

1、执行标准：（1）需按照国家标准、行业规范及上级公司要求进行，确保档案的完整性和可读性。（2）档案上架需科学分类，合理布局，便于查找和利用。

2、检验及验收：

 档案管理系统要求：（1）系统须具备完善的档案录入、检索、借阅、归还等功能，确保档案管理的规范化和高效化。（2）系统不得有安全隐患，保证数据的保密性和完整性。（3）系统界面友好，操作简单，便于快速上手使用。（4）后期不能设置大众煤无法自行操作的技术壁垒。

 档案整理数量要求：改扩建档案不少于1000卷、文书资料整理不少于3000件，图纸不少于7000张，包括以上资料的数字化扫描及录入档案管理系统。

 档案培训要求：培训需全面细致，确保参加培训人员能够熟练掌握档案整理的技能和方法。

 服务期要求：电子件质保1年。

八、服务期：合同签订后三个月，开工日期以合同签订日期或者以实际开工日期为准。

九、承包方式：合同价+分项单价据实结算，包括设计费、资料费、人工费、整理费、运费、损耗费、调试费、后期维护费、利润、税金、政策性文件规定费用、各类风险费、管理费以及与本项目相关的全部费用。乙方自行负责施工期间人员的食宿。

十、具体承包项目要求：

甲方负责：

1.提供档案整理场所。

2.安排档案管理人员配合乙方开展工作，并进行学习。

3.对乙方工作进行监督和验收。

乙方负责：

1.提供所有必要的档案整理服务，包括但不限于档案的分类、整理、上架、数字化扫描及录入系统等。

2.确保所有档案整理工作符合国家标准、行业规范及大众煤矿的具体要求。

3.负责档案管理系统的安装、调试及后期维护，保证系统的正常运行及数据安全，后期不能设置大众煤无法自行操作的技术壁垒。

4.负责对甲方人员进行全面细致培训，确保参加培训人员能够熟练掌握档案整理的技能和方法。

6.档案整理需要的设备、设施由乙方自行提供，并确保其正常运行及符合安全要求。

7.承担档案整理过程中产生的其他服务费用，除非另有约定。

8.负责乙方人员的安全及健康，且要严格遵守大众煤矿的安全管理规定。

9.按照合同约定的工期完成所有工作。

10.开具专用增值税发票。

十一、付款方式：

本项目无预付款，待本项目结束后，符合合同要求，经甲方相关单位联合验收合格，提供全额增值税专用发票挂账后，按照大众公司财务资金支付计划分期支付费用，支付方式为电子承兑。

十二、投标人资格要求

1、本次谈判采购只接受在中原云商电子招标平台注册并审核通过的合格供应商，未进行注册的供应商请登陆平台进行注册并通过审核后方可报名参加。本次采购在“中原云商电子招投标平台”（******）上进行。

2、投标人须具备独立法人资格及有效的法人营业执照，没有处于被责令停业或破产状态，且资产未被重组、接管和冻结，具有履行合同的能力，资信良好；投标人需有煤矿档案整理相关经验。

3、资质要求：具有企业档案整理工作经验，有类似近五年（2020年4月至今）档案整理业绩及合同至少两份；并具有履行合同的能力，资信良好。

4、报名需上传：营业执照、法人授权联系人委托书、授权委托人身份证复印件，类似近五年（2020年4月至今）档案整理业绩及合同至少两份（复印件需加盖公章）。以上资料按先后顺序以PDF格式扫描为一个文件，起名为**公司报名资料。

5、未按要求提供证件者，不予审核通过（所有证件必须加盖公章）。

十三、供应商须满足如下通用资格要求：

1、投标申请公司最近三年有严重违法或违约行为记录不能参与投标；

2、投标人须在人员、设备、资金等方面具备承担本项目的能力，提供承诺函（格式自拟）；

注：购买招标文件的单位，均被视为已充分理解本公告的有关要求，招标人无责任承担其是否符合合格投标人条件而引起的一切后果。

3、若我公司发出中标通知期限内未能与我方签订合同，或贵公司在合同签订后不能有效履行；参加投标供应商IP地址一样的；我公司未来一年内采购同类产品、工程时将不再允许贵公司参与报价；

4、信用要求：投标人应具有良好的商业信誉，无政府行政处罚记录；

5、保证金金额： 4000 元 （人民币）。

6、本次系统设置必须线上缴纳投标保证金，本标段缴保证金账号信息：

7、中标人按规定签订商务合同后其投标保证金自动转为履约保证金，待验收合格、发票挂账后通过平台原路返还，不计利息。

8、未中标人保证金在开标确定中标人，通过平台公示后通过平台原路返还，不计利息。

9、发生下列任何情况时，投标保证金将被没收：

①投标人在投标有效期内撤回其投标；

②中标人在规定期限内未能签订合同。

10、投标有效期

①投标有效期为30天。

②在特殊情况下，买方可在原投标有效期满之前，向投标人提出延长投标有效期的要求。这种要求与答复均应以书面、电报、电传的形式进行。投标人可以拒绝买方的这种要求，但不被没收投标保证金。有关投标保证金没收和退还规定在延长的投标有效期内继续有效。

十四、供应商不得存在下列情形之一

1、与采购组织人存在利害关系可能影响询价公正性的法人、其他组织或者个人，不得参加投标。

2、供应商提供服务侵犯或违反任何第三方的工业产权、知识产权或引起索赔。

3、法定代表人或单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的不同单位，参加同一包项目询价的。

4、被责令停产停业的。

5、财产被接管或冻结的。

6、保证金的缴纳为投标人基本户以外的其它账户。

7、被暂停或取消响应资格的。

8、在询价截止日前三年内存在骗取中标或严重违约问题并受到河南能源通报批评或投诉。

9、在投标截止日前三年内发生因供应商原因造成的重大安全生产事故或重大质量事故。

10、被列入河南能源或本公司供应商黑名单的。

十五、其它要求

1、本次采购的商务、技术要求及其他附件信息，投标人报名前务必仔细阅读并充分了解。如有任何疑问，可与采购方业务人员进行沟通。如有任何偏离，在报名及报价时必须如实说明；未提出任何偏离的，视为完全响应；存在实质性偏离的，视为不响应采购要求。

2、投标人报价应为含税、含工时费等所有费用的价格。

2、供应商必须响应我方付款方式（无预付款,发票挂账后分期付款），能接受各种面额和期限的电子承兑。

3、供应商必须详细查阅谈判公告及合同条款，报价即视为响应。

4、乙方在投标前应充分考虑施工期间各种风险，包括但不限于了解施工现场的位置、现状、道路、当地工农关系及任何其它足以影响报价的情况。报名成功的单位，均被视为已充分理解本公告的有关要求，采购人无责任承担其是否符合合格投标人条件而引起的一切后果。

十六、招标文件的获取

1、本次实行网上谈判采购，内容以中原云商电子招标平台发布的相关信息为准，不再出售纸质报价文件。凡有意参加谈判报价者，请于报价截止时间前按要求登陆中原云商电子招标平台进行报名。报名时间为2025年  9  月  3  日   16  时  00 分前

2、发布公告的媒介

本次采购采取谈判采购方式，在“中原云商电子招标平台”（******）上发布谈判采购公告。

十七、投标文件的递交

1、递交截止时间：2025年   9  月  5    日  15  时  00  分

2、递交方式：线上报名资质审核通过的单位，按照投标文件递交的时间线下密封报谈判现场

3、线上通过资格审核的供应商，仅代表报名成功，仍需要在开标现场对投标文件中内容线下进行资格审查。

十八、谈判时间及地点

1、谈判时间：2025年   9   月   5   日   15  时  00  分

2、谈判地点：******有限责任公司。

十九、其他

1、开标方式：现场开标，谈判采购（进行二次或多轮报价。）

2、其他：招标人将不承担投标人准备投标文件和递交投标文件以及参加本次招标采购活动所发生的任何成本或费用。

二十、监督部门

本招标项目的监督部门为安阳大众煤业有限责任公司纪检监察部。

监督电话：0372-******

二十一、联系方式

招 标 ******有限责任公司

地    址：河南安阳市安阳县铜冶镇南鲁仙村

联 系 人：郭女士                 投标报名咨询：高先生

电    话：******           电       话： ******